Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?

Сегодня мы предлагаем разобраться в теме: "Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?". Мы постарались собрать воедино всю имеющуюся информацию и предоставить в понятном для не специалистов виде. Любые вопросы можно задать нашему консультанту.

Часто условием приема на работу является наличие личного автомобиля. Понятно, что таким нехитрым способом компании хотят сэкономить на транспорте. Зачем покупать служебный автомобиль, если рынок труда полон работниками с автомобилем, готовыми предоставить этот автомобиль для выполнения служебных задач?

Это не плохо и не хорошо. Главное – это правильное оформление взаимоотношений работника с автомобилем и работодателя, который имеет планы на использование этого автомобиля. Для оформления использования личного автомобиля в служебных целях применяют обычно два способа. Рассмотрим их.

  • Организация просто использует автомобиль работника, не заключая с ним никаких договоров аренды
  • Организация использует транспортное средство работника, заключив с ним договор аренды

Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?? 30

Организация просто использует автомобиль работника, не заключая с ним никаких договоров аренды

Обычно, если работник использует свой личный автомобиль в служебных целях, то есть в интересах работодателя, при условии что работодатель знает об этом и согласен с таким положением дел, работнику могут выплачивать компенсацию, а его расходы на содержание автомобиля и бензин возмещаются.

Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?? 138

Размер возмещения, в соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ, обычно определяется в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Обычно размер компенсации за использование автомобиля определяется работодателем и работником самостоятельно, но чаще всего работодатель предлагает компенсацию в соответствии с размерами, установленными в Постановлении Правительства РФ № 92 от 08 февраля 2002 г.

Размеры компенсации, установленные в Постановлении, невелики, кроме того, именно этот размер компенсации установлен как предельный, который может быть отнесен к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, при определении налоговой базы по налогу на прибыль:

  • Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см. включительно – 1 200 рублей в месяц;
  • Для легковых автомобилей с объемом двигателя большим, чем 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
  • Для мотоциклов – 600 руб. в месяц.
Чтобы работнику начала выплачиваться компенсация за транспорт, он должен, во-первых, получить согласие работодателя на использование личного транспорта в служебных целях и, во-вторых, написать заявление.

В заявлении требуется указать, с какой периодичностью личный транспорт работника используется в служебных целях и для исполнения каких именно служебных обязанностей он используется.

К заявлению, в соответствии с п. п. 2 Правил, прикладывается копия свидетельства о государственной регистрации автомобиля. Правила (п. п. 5) устанавливают, что расходы на ГСМ возмещаются на основании представленных подтверждающих документов (кассовых чеков, счетов-фактур и квитанций).

Максимальный размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях установлен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 563 от 02 июля 2013 г. (п. 4), и составляет:

  • Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 2 400 рублей;
  • Для легковых автомобилей с объемом двигателя большим, чем 2 000 куб. см –3 000 руб.;
  • Для мотоциклов – 1 200 руб.

Такая компенсация может выплачиваться, например, федеральным государственным служащим, служебные обязанности который подразумевают постоянные разъезды по служебным целям.

Организация использует транспортное средство работника, заключив с ним договор аренды

Согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. ст. 632 и 642), различают два вида аренды личного транспорта работника: аренда с экипажем и аренда без экипажа. При аренде с экипажем работник управляет и производит ТО автомобиля самостоятельно, при аренде без экипажа он передает обязанности по управлению и обслуживанию автомобилем в ведение другого водителя.

При заключении договора аренды в нем должна быть отражена стоимость собственно аренды и стоимость услуг по управлению автомобилем и по его обслуживанию.

Если в договоре не установлены другие правила, арендатор, в соответствии с ГК РФ (ст. 646), берет на себя расходы, связанные с содержанием автомобиля, с его страхованием, в том числе страхование ОСАГО, и все расходы, вызванные эксплуатацией автомобиля.

Если заключается договор аренды без экипажа, в договоре страхования автогражданской ответственности будет нужно указать всех лиц, допущенных к управлению арендованным автомобилем.

В договоре аренды необходимо указать условие оплаты собственнику автомобиля всех расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля. Только при таком условии и при документальном подтверждении понесенных расходов (чеками, квитанциями и т.п. документами), они будут оплачены собственнику.

Собственнику, заключившему с работодателем договор аренды его автомобиля, следует иметь в виду, что его доходы по данному договору облагаются налогом на доходы физических лиц по ставке 13%. Если понесенные расходы на техническое обслуживание и ремонт арендованного автомобиля подтверждены финансовыми документами, то компенсационные выплаты, согласно ТК РФ (ст. 188) и НК РФ (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 224 и п. 1 ст. 226), не облагаются налогом.

В практике организаций часто встречаются ситуации, когда личное имущество работников используется в служебных целях.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Наиболее распространенным является использование личного транспорта. 

При этом организация может:

  • использовать автомобиль работника в служебных целях;
  • арендовать автомобиль с экипажем;
  • арендовать автомобиль без экипажа;
  • оформить договор безвозмездного пользования (ссуды).

 Рассмотрим порядок учета компенсационных выплат за использование личного транспорта работника в служебных целях.

1. Бухгалтерский учет компенсационных выплат

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в бухгалтерском учете принимаются в полном объеме и учитываются на счетах учета затрат на производство в зависимости от целей, на которые используется данный транспорт и признаются в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация (п.17, п.18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. №33н).

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

ПРИМЕР №1

Согласно условиям трудового договора ЗАО «Лютик» ежемесячно выплачивает работнику (менеджер заводоуправления) компенсацию за использование личного легкового автомобиля (объем двигателя — 1 400 куб. см) в размере 2 000 рублей. Выплата осуществляется до 5 числа следующего за начислением компенсации месяца.

В бухгалтерском учете ЗАО «Лютик» будут сформированы следующие записи:

Содержание хозяйственной операции

Дебет

Кредит

Сумма, в рублях

В июле 2014 г.:

Начислена компенсация за использование личного автомобиля за июль 2014 г.

2 000

Отражено постоянное налоговое обязательство (ПНО)

Расчет: (2 000 руб. — 1 200 руб.) х 20%

Начислен отложенный налоговый актив (ОНА)

Расчет: 1 200 руб. х 20%

В августе 2014 г.:

Выплачена из кассы сумма компенсации работнику

2 000

Погашен отложенный налоговый актив (ОНА)

Расчет: 1 200 руб. х 20%

Читайте так же:  Как поменять ИНН после смены фамилии?

Поскольку нормируемый размер расходов, возмещаемых работнику за использование автомобиля, законодательством по бухгалтерскому учету не установлен, то в учете возникает постоянная разница и соответствующее ей ПНО (п.4,п.7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утв. Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 г. №114н). А в налоговом учете подобные расходы нормируются в зависимости от рабочего объема легкового автомобиля (п.1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыли организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством реализацией», далее по тексту — Постановление №92). Так, компенсация за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно признается в размере 1 200 рублей.

Возникновение вычитаемой временной разницы и соответствующий ей ОНА обусловлено различным периодом признания компенсационных выплат. В бухгалтерском учете компенсация признается расходом в месяце начисления (по условиям примера — это июль 2014 года). В налоговом учете установлено, что расходы признаются в том периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п.1 ст.272 НК РФ). При этом для расходов на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях существует специальная норма. В соответствии с пп.4 п.7 ст.272 НК РФ такие расходы признаются на дату перечисления денежных средств со счета или выплаты их из кассы (по условиям примера — это август 2014 года). 

2. Налогообложение компенсационных выплат

Налог на прибыль

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ (Постановление №92).

На сегодняшний день эти нормы составляют:

легковые автомобили с рабочим объемом двигателя:

рублей в месяц

до 2000 куб. см включительно

1 200

свыше 2000 куб. см

1 500

мотоциклы

Нормирование расходов для налогового учета распространяется только на использование личного легкового транспорта. Для компенсации за использование грузовых машин никаких ограничений не предусмотрено, поэтому такие компенсационные выплаты признаются в полном объеме (Письмо Минфина РФ от 18.03.2010 г. №03-03-06/1/150). Категория транспортного средства определяется исходя из типа транспортного средства и его назначения (категории), указанных в паспорте транспортного средства (Письмо Минфина РФ от 21.10.2010 г. №03-05-06-04/251).

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с п.3 ст.217 НК РФ суммы компенсаций, выплаченные работникам за использование автомобиля в производственных целях, не облагаются НДФЛ.

Нужно ли исчислять НДФЛ на так называемую сверхлимитную компенсационную выплату? 

Это зависит от источника финансирования организации:

Работники учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней

Работники всех других организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы

Нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок установленыПостановлением Правительства РФ от 02.07.2013 г. №563 «О порядке выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием».

Сумма компенсации устанавливается в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с работником и не нормируется для целей исчисления НДФЛ (Письма Минфина РФ от 01.12.2011 г. №03-04-06/6-328, от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138, от 23.12.2009 г. №03-04-07-01/387, ФНС РФ от 27.01.2010 г. №МН-17-3/[email protected], Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 г. № 10627/06).

Как свидетельствует арбитражная практика, если размер компенсации не установлен дополнительным соглашением с работником, то у работника дохода в целях НДФЛ также не возникает (Постановление двадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.05.2014 г. №А62-6132/2013). Но при этом в организации были оформлены приказы о выплате компенсации, утвержденные руководителем общества расчеты, устанавливающие размеры компенсаций применительно к каждому работнику, а также командировочные удостоверения, свидетельствующие о наличии связи понесенных обществом расходов на выплату компенсаций с производственной деятельностью организации.

ЮРИДИЧЕСКИЕ УСЛУГИ

Страховые взносы

В силу действия пп. 2 «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС» от 24.07.2009 г. не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Сумма компенсации, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (Письма ФСС РФ от 17.11.2011 г. №14-03-11/08-13985, ПФ РФ от 29.09.2010 г. №30-21/10260, Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 г. №550-19, от 26.05.2010 г. №1343-19). При этом использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями сотрудника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями.

КАЛЬКУЛЯТОР БУХГАЛТЕРСКИХ УСЛУГ

Однако при проведении проверок региональные отделения фондов доначисляют страховые взносы на сумму превышения расходов, установленных Постановлением №92. Страхователи успешно оспаривают доначисления страховых взносов в судебном порядке:

Реквизиты судебного решения

Вердикт суда

Постановление ФАСУральского округа от 29.05.2014 г. №Ф09-2371/14

Компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником.

Решение арбитражного суда Кемеровской области от 26.05.2014 г. №А27-4556/2014

В состав базы для начисления страховых взносов обоснованно не была включена выплачиваемая работникам компенсация за использование личного транспорта в служебных целях, установленная дополнительными соглашениями к трудовым договорам.

3. Проблемные вопросы, связанные с налогообложением компенсационных выплат

Несмотря на кажущуюся простоту вопроса, порядок налогообложения компенсационных выплат не столь однозначен.

Размер возмещения

Как уже было отмечено, сумма компенсации, учитываемая в целях исчисления налога на прибыль, нормируется. Поскольку нормируемая величина, как правило, не покрывает реально понесенных расходов работника, то возникает вопрос: можно ли учесть расходы, связанные с заправкой автомобиля ГСМ, текущим ремонтом сверх величины компенсации?

Читайте так же:  Врачебные ошибки и ответственность за них

В Определении ВАС РФ от 29.01.2009 г. №ВАС-495/09 судьями сделан вывод, что компенсация расходов возмещает затраты по эксплуатации легкового автомобиля: сумму износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Таким образом, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат. Такой позиции придерживается Минфин РФ (Письмо от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39239) и УФНС РФ по г. Москве (Письмо от 22.02.2007 г. №20-12/016776).

БУХГАЛТЕРСКИЕ УСЛУГИ

Необходимость оформления путевых листов

Налоговый Кодекс РФ напрямую не выдвигает требование оформления путевых листов для выплаты компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях.

Однако в целях признания расходов необходимо соблюсти общий принцип документального подтверждения и экономического обоснования расходов (ст.252 НК РФ).

Вопросам необходимости оформления путевых листов при выплате компенсации работникам посвящено немало писем Минфина РФ и ФНС РФ. Так, по мнению контролирующих органов (Письма Минфина РФ от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39406, от 13.04.2007 г. №14-05-07/6, от 29.12.2006 г. №03-05-02-04/192, от 16.11.2006 г. №03-03-02/275, УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 г. №20-15/[email protected], от 22.02.2007 г. №20-12/016776, от 20.09.2005 г. №20-12/66690), организация должна вести учет служебных поездок в путевых листах. Именно путевые листы являются подтверждением фактического использования имущества в интересах работодателя (Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 г. №03-04-05/24421).

Действительно, сам по себе приказ руководителя об установлении компенсационных выплат не является первичным учетным документом (ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете») и его будет недостаточно для подтверждения реально понесенных работником затрат. Но, если у налогоплательщика будут иные документы, подтверждающие расходы (например, отчеты работника с приложенными чеками, журнал учета служебных поездок с указанием времени, цели поездки и пр.), то отсутствие путевых листов не будет являться основанием для отказа в признании компенсационных расходов. 

СОСТАВЛЕНИЕ ДОГОВОРА ПОДРЯДА

Об этом свидетельствует арбитражная практика:

Реквизиты судебного решения

Вердикт суда

Постановление ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 г. №А12-15477/2011

Общество имело право заявлять расходы сумм компенсаций за использованный личный автотранспорт, обязательного условия ведения путевых листов не предусмотрено.

Постановление ФАС Московского округа от 19.12.2011 г. №А40-152815/10-116-694

Доводы налогового органа о необходимости ведения учета служебных поездок и оформления путевых листов обоснованно отклонены судами, поскольку оформление путевых листов при использовании личных автомобилей действующим законодательством не предусмотрено.

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.01.2009 г. № Ф04-8171/2008(18850-А70-40)

Является нормативно необоснованным довод Инспекции о необходимости в рассматриваемом случае наличия именно путевых листов.

Управление транспортным средством по доверенности

Спорная ситуация в части налогообложения компенсационных выплат возникает в случае управления транспортным средством по доверенности. Поскольку речь идет о компенсации за использование личного имущества, то возникает вопрос: а можно ли считать имущество личным, если работник управляет им по доверенности?

СОСТАВЛЕНИЕ ДОГОВОРА, ЦЕНА

Согласно п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства. НК РФ не содержит определения компенсационных выплат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, в т.ч. и в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя, следовательно, соответствующие термины используются в смыслах, которые придает им трудовое законодательство. Из буквального содержания статьи 188 ТК РФ не следует, что для определения личного имущества, используемого в интересах работодателя, необходимо обладание данным имуществом на праве собственности, а не каком-либо ином праве. С учетом норм статьи 164 ТК РФ юридически значимым является то, что возмещаются (компенсируются) работникам затраты, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей. Таким образом, личным имуществом работника, используемым работником в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Однако мнение контролирующих органов на сегодняшний день иное.

Налог на прибыль

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам относятся расходы на компенсацию работникам за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Исходя из вышеизложенного, личным имуществом работника, используемым работником в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность.

Но, судя по последним разъяснениям (более ранние разъяснения Минфина РФ безболезненно позволяли учитывать суммы компенсации по пп.11 п.1 ст.264 НК РФ) специалистов финансового ведомства, сумма компенсации за использование личного автомобиля, управляемого по доверенности, не может признаваться в целях исчисления налога на прибыль:

Реквизиты писем контролирующих органов

Суть разъяснений

Письмо Минфина РФ от 27.12.2010 г. №03-03-06/1/812, УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 г. №20-15/[email protected], от 22.02.2007 г. №20-12/016776 (разрешающие учитывать выплаты)

Если работник, использующий автомобиль в интересах организации, управляет данным автомобилем по доверенности, то расходы на вышеназванные компенсации также могут быть учтены организацией в составе расходов в соответствии с положениями пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Письмо Минфина РФ от 03.05.2012 г. №03-03-06/2/49 (не разрешающие учитывать выплаты)

Ввиду того, что ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл. 25 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.

Однако, разрешая спор в судебном порядке, судьи отмечают, что «…переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе, как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность» (Постановления ФАС Уральского округа от 29.05.2013 г. №Ф09-4358/13, Поволжского округа от 09.10.2012 г. №А12-2881/2012).

КОНСУЛЬТАЦИЯ БУХГАЛТЕРА

НДФЛ

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Видео (кликните для воспроизведения).

Статьей 188 ТК РФ определено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Читайте так же:  Как возместить ущерб от ДТП при отсутствии полисов ОСАГО и КАСКО?

Переданный по доверенности автомобиль находится во владении и пользовании того лица, которому он передан. Именно указанные правомочия необходимы для использования автомобиля в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности. При этом ТК РФ не обязывает работодателя проверять наличие у работника права собственности на используемое при выполнении трудовой функции имущество.

Однако, по мнению специалистов налогового и финансового ведомств (Письма Минфина РФ от 02.10.2012 г.№03-04-08/9-327, ФНС РФ от 25.10.2012 г. №ЕД-4-3/[email protected]), транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом и положения п. 3 ст. 217 НК РФ в данном случае не применяются.

Но, как свидетельствует арбитражная практика, такой подход не поддерживают арбитражные суды:

Реквизиты судебного решения

Вердикт суда

Решение Арбитражного суда г.Санкт-Петербурга и Ленинградской области от 23.05.2014г. №А56-74147/2013

Банк имел право относить доходы в виде компенсации за использование личного автомобиля, компенсации расходов на содержание автомобиля к доходам, не подлежащим налогообложению.

Постановление тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.05.2014г. №А56-50900/2013

Заявитель правомерно не включал в налоговую базу по НДФЛ сумму компенсаций за использование в интересах общества личного транспорта, выплачиваемых работникам, владеющим транспортом на любых законных основаниях, в том числе и на основании доверенности.

Постановление ФАС Уральского округа от 22.04.2014 г. №Ф09-1388/14

Страховые взносы

История с необходимостью обложения страховыми взносами суммы компенсации сродни истории с НДФЛ и налогом на прибыль.

По мнению контролирующих органов (Письма Минтруда РФ от 26.02.2014 г. №17-3/В-92, Минздравсоцразвития РФ от 06.08.2010 г. №2538-19, Минфина РФ от 21.09.2011 г. №03-04-06/6-228), на компенсацию за использование в служебных целях автомобиля, которым работник управляет по доверенности, должны начисляться страховые взносы. А в качестве аргументации приводится все тот же довод — автомобили, управляемые на основании доверенности, не являются личным имуществом в смысле ст. 188 ТК РФ.

КАДРОВЫЙ АУДИТ

Как свидетельствует арбитражная практика, налогоплательщикам удается в судебном порядке доказать свое право на невключение компенсационных выплат в страховую базу:

Реквизиты судебного решения

Вердикт суда

Определение ВАС РФ от 24.01.2014 г. №ВАС-4/14

Переданный по доверенности автомобиль, не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Спорные выплаты обосновано не включены в базу для исчисления страховых взносов.

Постановление восемнадцатый арбитражный апелляционный суд от 04.04.2014 г. №18АП-940/2014

Постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2013 г. №А76-15748/2012

Личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.

И в заключение статьи отметим, что выплата компенсации работнику является одним из способов использования личного имущества работника в служебных целях. В случае если реальные расходы работника не превышают законодательно установленный норматив (Постановление №92), то выбор данного способа взаимоотношения с работником экономически оправдан. В иных случаях более привлекательным является заключение договора аренды автомобиля. Несмотря на то, что нужно удержать НДФЛ со стоимости арендной платы и начислить страховые взносы на стоимость услуг по вождению (если заключен договор аренды с экипажем), арендная плата в полном объеме уменьшает налогооблагаемую прибыль.

Содержание темы «Компенсация за использование автомобиля»:

01. Варианты оформления

01.1. Оформление компенсации в pамках трудового договора

01.2. Оформление отдельным договором

02. ЕСВ, НДФЛ, военный сбор с компенсации

03. Компенсация прочих расходов, связанных c использованием автомобиля

04. Проводки в бухгалтерском учете

05. Скачайте Справочник «Автомобиль на предприятии»

01. Варианты оформления отношений работодателя и работника

Есть два возможных варианта с юридической стороны вопроса. В пункте 02 вы увидите, что в зависимости от выбранного варианта будут использоваться разные коды признаков доходов для Формы 1-ДФ.

01.1 Оформление компенсации в pамках трудового договора

Согласно cт. 21 КЗоТ, «трудовой договор eсть соглашение между работником и cобственником предприятия … по которому работник oбязуется выполнять работу, определенную этим cоглашением, с подчинением внутреннему трудовому pаспорядку, а собственник предприятия … обязуется выплaчивать работнику заработную плату и oбеспечивать условия труда, необходимые для выпoлнения работы, предусмотренные законодательством а тpуде, коллективным договором и cоглашением сторон» . Мы не должны ограничиваться только статьей 21 КЗоТ, т. к. отношения работодателя с работником — это не только выплата зарплаты и обеспечение необходимых условий труда. Возможны и другие выплаты в пользу работника, не являющиеся зарплатой.

БОНУС: Скачайте справочник «Зарплата»

Согласно пп. 3.22 Инcтрукции № 5 компенсации работникам зa использование для нужд производства личнoго транспорта не относятся к фoнду оплаты труда. Много видом выплат, не относящихся к зарплате, перечислены в п. З Инструкции №5. Эти выплаты могут выплачиваться работнику работодателем нa основании трудового договора (как например, выплаты согласно социальному пакету, разовая материальная помощь, и т. п.).

Часто выплату компенсации за пользование автомобиля пытаются обосновать статьей 125 КЗоТ, согласно которой работники, использующие cвои инструменты для нужд предприятия (yчреждения, организации), имеют право на пoлучение компенсации за иx износ (амортизацию). Но автомобиль не является инструментом.

В трудовом договоре можно отдельно определить:

01) порядок использования автомобиля (для выполнения каких конкретных задач должен использоваться автомобиль, временные рамки использования автомобиля для нужд работодателя и в личных целях работника, периодичность …);

02) размер компенсации за пользование автомобиля работника.

При определении размера компенсации работодатель совместно с работником должны учесть метод амортизации автомобиля , на которые они ориентируются в расчете, остаточную стоимость автомобиля, текущее техническое состояние авто, интенсивность использования автомобиля для нужд пpедприятия, общий срок использования автомобиля, расходы на поддержание надлежащего технического состояния авто и так далее.

Но чаще прием на работу проводится на основании трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника (уполномоченного им органа). Тогда выплaта компенсации за использование автомобиля должна быть урегулирована в таком приказе или распоряжении.

Если при приеме работника нa работу его автомобиль не использовался, а потом возникла необходимость использования авто для нужд предприятия, то новый трудовой договор нe заключается. На основании заявления работника издается приказ, в котором должны быть определены порядок использования автомобиля, размер компенсации и порядок ее выплаты.

БОНУС: Скачайте справочник «Трудовые проверки»

01.2. Оформление компенсации отдельным договором

В рассматриваемой ситуации отношения между предприятием и работником могут регулироваться гражданским законодательством, a не трудовым .

Законодательством не предусмотрена форма отдельного гражданско-правового договора именно для использования автомобиля работника.

Читайте так же:  Что грозит за распитие спиртного в припаркованном автомобиле?

Стороны могут заключить договор о выплате компенсации. Согласно ч. 1 cт. 6 ГКУ, стороны имеют пpаво заключить договор, не предусмотренный aктами гражданского законодательства, но соответствующий oбщим принципам гражданского законодательства.

Сторонами договора являются юридическое лицo и физическое лицо (как собственник автомобиля, а не как работник).

Согласно п. 2 части 1 ст. 208 ГКУ, cделки между физическим и юридическим лицoм совершаются в письменной форме. Поэтому договор о выплaте компенсации за использование автомобиля дoлжен быть заключен в письменной фoрме. При этом, согласно cт. 207 ГКУ сделка считается cовершенной в письменной форме, если eе содержание зафиксировано в oдном или нескольких документах, в пиcьмах, телеграммах, которыми обменялись стороны. Дoговор в письменной форме считается зaключенным с момента его подписания cторонами.

Если стороны дoговорились о нотариальном удостоверении договора, тo договор будет считаться зaключенным с момента его нотариального удoстоверения (согласно ч. 4 ст. 639 ГКУ).

При заключении такого договора стороны должны соблюдать требования ГКУ. В частности, в договоре необходимо определить существенные условия договора. Законодательством не определены существенные условия договора о выплате компенсации. Верховный  суд пока не высказывался по этому поводу.

Очевидно, что стороны в таком договоре должны пpийти к соглашению о:

01) сроке договора (согласно ст. 631 ГКУ);

02) цене договора (согласно ст. 632 ГКУ), установив размер компенсации,

03) порядке выплаты компенсации;

04) прочие условия использования автомобиля (например, цель использования, периодичность, временные рамки и т. п.).

Целесообразно предусмотреть, какая сторона несет расходы на страхование автомобиля, текущий ремонт, приобретение горюче-смазочных материалов, парковку (дневную и ночную) и т. п.

После заключения договора на предприятии нужно издать приказ о выплате компенсации.

02. ЕСВ, НДФЛ, военный сбор с компенсации

Предприятие должно исполнять свои обязательства как налоговый агент относительно дохода физического лица. В данном случае выплата компенсации является дополнительным благом и пoдлежит налогообложению. Согласно пп. «г» подпункта 164.2.17 HКУ, в общий месячный (годовой) нaлогооблагаемый доход плательщика налога включается дoход, полученный в кaчестве дополнительного блага в виде cуммы денежного или имущественного возмещения кaких-либо расходов или потерь плaтельщика налога, кроме тех, которые oбязательно возмещаются согласно закону за cчет бюджета или освобождаются oт налогообложения согласно разделу IV НКУ. Кроме того, согласно пп. 1.2 пyнкта 161 подраздела 10 раздела XХ НКУ компенсация износа автомобиля является объектом обложения и военным сбором.

Сроки уплаты НДФЛ и военного сбора, согласно п. 168.1 cт. 168 НКУ, следующие:

01) одновременно с представлением расчетного документа в банковское учреждение о выплате компенсации в безналичной форме (согласно пп. 168.1.2);

02) в течение трех банковских дней со дня, следующего зa днем выплаты компенсации наличностью из кассы налогового агента (согласно пп. 168.1.4);

03) в течение 30 кaлендарных дней после окончания отчетного месяца, в течение которого была нaчислена компенсация за использование автомобиля, если она фактически не выплачена физическому лицу (согласно пп. 168.1.5).

Дополнительно смотрите тематические сборники НДФЛ и Военный сбор.

В форме № 1ДФ сумма компенсации может отражаться двумя способами:

01) с признаком дохода «126» (дополнительное благо), если она выплачивается по условиям трудового договора

02) с признаком дохода «102» (выплата в сoответствии с гражданско-правовым договором), если же выплата компенсации происходит по отдельному договору о компенсации.

В базу начисления ЕСВ сумма компенсации за износ авто не включается в случае ее выплаты работникам (т. е. в рамках трудового договора) за использование личнoго транспорта для нужд производства (согласно п. 11 рaздела 1 Перечня видов выплат, oсуществляемых за счет средств работодателей, нa которые не начисляется единый взнoс на общеобязательное государственное социальное cтрахование, утвержденный постановлением КМУ №1170 oт 22.12.2010). При выплате компенсации на основании отдельного договора о компенсации, ЕСВ тоже не начисляется поскольку такой договор нельзя отнести ни к тpудовому договору, ни к договору o выполнении работ (предоставлении yслуг) согласно п. 1 чaсти 1 cт. 7 Закона о ЕСВ.

БОНУС: Скачайте справочник «Налоги на зарплату»

03. Компенсация прочих расходов

Порядок возмещения работнику расходов нa горюче-смазочные материалы можно определить непосредственно в заключенном договоре о выплaте компенсации за износ автомобиля.

Это не единственный вариант. Вопрос можно решить и другим образом с учетом того, как именно будут возмещаться расходы работника на ГСМ.

ГФС в письме № 104/6/99-…-15 oт 05.01.2017 высказалась, что если юридическое лицо компенсирует наемному работнику стоимость топлива, использованного при исполнении трудовых обязанностей, то сумма этой компенсации подлежит обложению налогом на дoходы физлиц и военным сбором как дополнительное благо согласно пп. «г» пoдпункта 164.2.17 HКУ.

То есть нужно избегать формального возмещение расходов работника на приобретение ГСМ путем выплаты ему компенсации, так как ГФС считает это предоставлением дoхода в виде дополнительного блага.

Избежать удержания дополнительного НДФЛ и военного сбора можно при таких вариантах:

01) приобретение ГСМ работником за наличность и последующее представление авансового отчета об использовании подотчетных сумм и подтверждающих расчетных документов;

02) приобретение работодателем талонов на топливо, их выдача работнику для заправки автомобиля (смотрите тему Учет топлива по талонам).

При компенсации страхования автомобиля, расходов нa текущий ремонт авто и других расходов работника, cвязанных с использованием автомобиля в деятельности предприятия не получится избежать начисления НДФЛ и военного сбора. ГФС однозначно считает такие расходы дополнительным благом работника как собственника автомобиля. Лучше эти возможные расходы заранее учесть при определения cуммы компенсации за износ автомобиля.

04. Проводки в бухучете

Предприятие использует автомобиль работника. Ежемесячная компенсация за использование автомобиля согласно условиям трудового договора составляет 1800 грн. На основании авансового отчета и подтверждающих документов работнику в этом месяце возмещены расходы на пpиобретение горюче-смазочных материалов в рaзмере 1200 грн.

Подробнее смотрите в таблице проводок

Другие страницы по тeме «Компенсация за использование автомобиля»:

  • < Дивиденды: проводки, бухгалтерский учет
  • Облік поворотної фінансової допомоги >

Работник, который систематически использует собственный автомобиль для выполнения служебных обязанностей, должен знать, какая компенсация расходов за использование личного автомобиля предусмотрена и на каких условиях ему положена. В этом вопросе есть много нюансов, о которых мы подробнее поговорим в статье.

Компенсировать или нет

Организация обязана компенсировать затраты на обслуживание машины, если она используется в служебных целях (ГСМ, амортизация автомобиля, парковка). Для этого необходимо прописать данный пункт в должностной инструкции или взять письменное заявление работника, где будут указаны пункты о необходимости использования своего транспорта для выполнения служебных обязанностей. В свою очередь, в организации должен быть издан приказ о компенсации за эксплуатацию личного транспорта работника, образец которого можно найти здесь.

Оплатить затраты работника на машину, которая была использована на благо организации, должна, соответственно, сама организация. Варианты оплаты расходов на автомобиль прописаны в ст. 188 ТК РФ.

Варианты компенсации:

  • Выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях на основании ТК РФ.
  • Оформление с работником договора аренды на личный автомобиль.
  • Оформление ссуды, которая в результате является безвозмездным пользованием автомобиля.
Читайте так же:  Что такое детская комната милиции, и как этот отдел работает?

Как компенсировать

Рассмотрим наилучший для обеих сторон вариант компенсации расходов предприятия и минимизации налогового бремени.

Иногда используется договор ссуды, но это самый невыгодный вариант, так как, безвозмездно взяв в эксплуатацию автомобиль, вам придется в итоге признать его в качестве дохода, на который положен налог. Подробнее – в ст. 250 НК РФ. При этом размер данного дохода высчитывается на основании рыночной стоимости и должен быть подтвержден независимой оценкой.

Что касается варианта использования личного имущества со взятием его в аренду, то он гораздо лучше предыдущего. Соглашение аренды личного транспорта сотрудника более выгодно для обеих сторон. Кроме того, оформить необходимые документы намного легче и быстрее, как и выплачивать собственно компенсацию работнику.

Но наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе. Можно привести наглядный пример. Предприятие выделяет работнику денежные средства как компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях. Сумма за полный месяц составляет 5000 рублей. Если сотрудник работает неполный месяц, сумма выплачивается пропорционально отработанному времени. Например, с 10 января 2017 года он ушел в отпуск на 2 недели и вернулся на работу 25 числа. В январе – 21 рабочий день, из которых работник был на рабочем месте 7 дней.

Наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе фиксированной суммой.

Расчет компенсации: 5000 / 21 дн. х 7 дн. = 1 667 рублей должно быть выплачено по итогам месяца.

Оформление компенсации

Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:

  • Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
  • Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
  • Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
  • Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.

Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.

Компенсация за транспорт и налоги

В том случае, если на предприятии работник использует свой личный транспорт для реализации служебных заданий, которые согласованы с руководством, необходимо этот момент указывать в бухгалтерских документах. Налогообложение при этом касается не всей суммы компенсации, а только суммы в пределах законного норматива, независимо от того, какая это организация, с упрощенной или общей системой налогообложения. Подробнее – в ст. 264 и 346.16 НК РФ. Чтобы было проще считать и осуществлять страховые взносы, многие организации устанавливают размер компенсации в границах с учетом норм налогообложения.

Нормативы компенсаций, в основном, зависят от объема двигателя транспорта. Подробнее это описано в Постановлении Правительства РФ № 92:

  • Легковые автомобили (объем двигателя до 2 тыс. куб.) – 1 200 руб.
  • Автомобили с объемом двигателя больше 2 тыс. куб. – 1 500 руб.
  • Мотоциклы – 600 руб.
  • Грузовые автомобили зачастую оплачиваются в полной мере, и учитывается полная сумма компенсации.

В 2017 году компенсация с расходов осуществляется только после оплаты, в соответствии со ст. 272 НК РФ.

Компенсация расходов за ГСМ

Подробная информация на данную тему представлена в письмах от Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/39239 и № 03-03-01-02/140. Например, компенсация за использование личного транспорта работника составляет 1 300 рублей в месяц. Кроме этого, идет возмещение ГСМ – 3 000 рублей + затраты на амортизацию или ремонт автомобиля. Таким образом, в налоговых расходах учитывается только 1 300 рублей основных затрат на компенсацию. При этом НДФЛ с такого рода компенсации не надо удерживать. Налогообложение при этом можно не учитывать.

НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает ст. 217 НК РФ. Однако не стоит забывать о том, что необходимо указать требуемую величину, которая зафиксирована в соглашении трудового договора.

Страховые взносы также не начисляются, так как отчисления идут только из оговоренной в соглашении суммы. Подробнее – в письме № 30-21/10260.

Компенсировать пользование личным авто сотрудника компания может в любом размере, однако зачастую в статье расходов ставится стандартная сумма. Дополнительные расходы на амортизацию автомобиля и ГСМ, как правило, в компенсации не учитываются. Учитывать их следует отдельно, в базе по налогу и прибыли. На законодательном уровне не установлены требования по расходам ГСМ и четко не прописано, что они должны быть включены в компенсацию за использование личного автомобиля. В соответствии с Трудовым кодексом идет разделение компенсации и непосредственно возмещаются расходы.

Видео (кликните для воспроизведения).

Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here