Гарантийное письмо и его составление

Сегодня мы предлагаем разобраться в теме: "Гарантийное письмо и его составление". Мы постарались собрать воедино всю имеющуюся информацию и предоставить в понятном для не специалистов виде. Любые вопросы можно задать нашему консультанту.

Словосочетание «Гарантийное письмо» подразумевает не отдельную бумагу, а целый масштабный спектр документов, где какое-либо лицо что-то гарантирует другому лицу. Как же составляются гарантийные листы и для чего они требуются?

Гарантийное письмо — что это

Определение термина вытекает из самого наименования — это лист, в котором одно лицо обязуется к выполнению определенных действий по отношению к другому лицу, например, выплат задолженностей, выполнение неких обязательств и т.д.

Чаще всего такие письма выдаются руководством компании, в некоторых ситуациях их доверенными лицами, имеющими полномочия на подписи документов.

Содержание гарантийного письма

Любой гарантийный лист должен соответствовать требованиям, обязательно содержание некоторых данных:

  • стороны — от кого составлено письмо и кому оно адресуется;
  • данные стороны, выдающей гарантию, — контактные данные, адрес;
  • дата составления письма;
  • смысл содержания — кто гарантирует, в чем заключается гарантия, сроки и т.д.;
  • должность и фамилия / имя / отчество лица, подписавшего документ;
  • печать организации или данные, подтверждающие полномочия доверенного лица;
  • подпись исполнителя, если документ составляется им лично.

Важно: правильным решением будет составлять подобные письма на фирменных бланках, нежели обычных белых листах А4, поскольку такие документы рассматриваются более серьезно.

[1]

Примечания к правильному составлению письма

Четких требований к написанию листа нет, но при этом в судебном деле данное письмо рассматривается не во всех ситуациях. Чтобы гарантийное письмо было правильно и красиво составленным, а также повышены шансы на серьезный подход специалистов к нему, следует обращаться к ряду рекомендаций:

  • деловой стиль составления — письмо составляется деловым стилем, поскольку такая бумага является документом;
  • краткость — «воду» и фразы, не имеющие весомого смысла, стоит исключить; письмо должно быть составлено кратко, но при этом нужно передать всю суть;
  • конкретика — указывая определенные факты, обязательно употребить слова «гарантируем» или «обязуемся»;
  • ясность — содержание текста должно быть передано так, чтобы любой человек мог понять написанное;
  • исключить речевые, орфографические и другие ошибки.

Пример составления письма

Гарантийное письмо составляется во всех случаях, когда есть хотя бы минимальная неуверенность в добросовестности кого-либо. Гарантия может быть направлена на что угодно, рассмотрим один из примеров в качестве образца.
  • Справа вверху указывается лицо, которому направлено письмо (например, название фирмы, а также данные гражданина).
  • Ниже строчкой указываются данные фирмы / конкретного юридического лица, его адрес.
  • В середине строки крупным шрифтом «ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО».
  • Далее вписывается основной текст, например, «Компания (название организации) обязуется выполнять работы (перечисление обязанностей) по отношению к организации (ее название) сроком от (дата) до (дата).
  • Сразу после текста в середине устанавливается печать.
  • Подпись.

Важно: все гарантийные листы составляются аналогичным методом, разница заключается в основном в обязательствах.

[2]

Обязательные реквизиты физических лиц

В гарантийном письме должны быть указаны одинаковые реквизиты обеих сторон:

  • ФИО.
  • Данные, указанные в паспорте.
  • Адрес проживания в настоящий момент.
Читайте так же:  Стоимость вступления в права наследства

Имеет ли письмо юридическую силу

Стоит сразу отметить, что нет закона, рассматривающего такое понятие, как гарантийное письмо. Подобная бумага является больше техникой психологического влияния, нежели юридической силой. Предъявление подобного листа указывает о серьезности намерений, кроме того, является весомым документом в качестве доказательства в суде.

Означает ли это, что гарантийный лист не имеет совсем никакого веса в суде? Все зависит от формы составления. Важно, чтобы в письме были конкретные данные, подтверждающие чье-то соглашение на исполнение каких-то обязанностей. При некорректной форме составления письмо может быть воспринято как несущественное вещественное доказательство.

Важно: в судебной практике каждый гарантийный лист рассматривается индивидуально, его сила имеет зависимость от содержания, сути проблемы, позиций и иных факторов. Именно поэтому такой документ использовать в судебном процессе можно, но не стоит надеяться на него как на серьезное доказательство.

[3]

Способы вручения гарантийного листа

Вручить гарантийное письмо адресату можно несколькими методами:

  • лично — в данной ситуации от отправителя требуется лишь подпись;
  • почтой — отправитель должен отправить бумагу в качестве заказного письма, а также подписаться на уведомление о его получении;
  • при помощи электронной почты.

Наиболее правильными вариантами являются первый и второй способ, поскольку последний является еще менее весомым доказательством, нежели остальные. Исключением станет тот случай, когда будет иметься возможность достоверной установки собственника электронной почты.

Итак, зачем же нужен гарантийный лист? С его помощью появляется гарантия, о чем говорит сама терминология, в том, что взаимоотношения между лицами не будут незапланированно расторгнуты. Наличие гарантийного листа говорит о серьезности намерений между лицами, а также выступает доказательством в судебном деле.

Гарантийное письмо и его составление 34

Гарантийным письмом называют официально составленную бумагу, в которой отправитель обязуется исполнить конкретные условия или осуществить определенные действия в интересах получателя. В таком документе позволяется гарантировать все, что не выходит за рамки законодательства.

Какие правила существуют при оформлении гарантийного письма? Как избежать ошибок при его составлении? Стоит разобраться.
[4]

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

В данной статье речь пойдет о том, что такое гарантийное письмо, кем и в каких случаях оно предоставляется, как правильно составить гарантийное письмо, какие типовые речевые обороты следует использовать при его написании, а также рассмотрим некоторые образцы гарантийных писем.

Содержание:

  • Что такое гарантийное письмо?
  • Как составить гарантийное письмо?
  • Виды гарантийных писем:
    • гарантийное письмо об оплате;
    • гарантийное письмо о поставке продукции, выполнении работ или оказании услуг;
    • гарантийное письмо о приеме на работу;
    • гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса.
  • Способы отправки гарантийного письма.
Читайте так же:  Как восстановить водительское удостоверение при утере или хищении?

Что такое гарантийное письмо?

Гарантийное письмо — это документ, относящийся к служебной переписке, согласно которому одна сторона предоставляет гарантию выполнения определенных условий или совершения некоторых действий в интересах другой стороны. По сути, это гарантия выполнения обязательств, зафиксированная на бумаге. Этот акт может встречаться не только в отношениях между юридическими лицами, но и во взаимоотношениях физических лиц.

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и полноты оплаты за полученную продукцию, выполненные работы либо оказанные услуги, гарантию качества и т.п.

[5]

Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Гарантийное письмо — это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в требуемый срок и в необходимом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

Гарантийные письма достаточно часто используются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в законодательстве не зафиксировано. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами делопроизводства и стремиться использовать формулировки, которые четко и однозначно будут отражать намерения и обязательства обеих сторон.

Зачастую, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключения договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно или невозможно.

Гарантийное письмо также может выступать в роли акцепта, то есть намерения принять, например, ранее полученное от контрагента коммерческое предложение. В таком случае направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение установления договорных отношений.

Преимущества и недостатки гарантийного письма как заменителя договора

Видео (кликните для воспроизведения).

Преимущества:

  1. можно не оформлять документ, который подписывается обеими сторонами;
  2. если требования к оферте и акцепту соблюдены, то такие правоотношения абсолютно законны;
  3. суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки:

  1. объем гарантийного письма ограничивает описание его условий;
  2. невозможно определить все права и обязанности;
  3. не рассматриваются процедурные моменты;
  4. не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, договорные отношения с помощью гарантийных писем юридически правомерны, однако, не исключены спорные моменты, которые могут вызвать судебное разбирательство. Юридическая практика свидетельствует, что гарантийное письмо не является каким-либо официальным подтверждением исполнения обязательства, а служит подтверждением серьезности намерений контрагента либо его признанием долговых обязательств по договору.

Как составить гарантийное письмо?

Требования к составлению гарантийных писем такие же, как и к другим подобным деловым документам. В частности:

  • необходимо придерживаться делового стиля написания;
  • в тексте письма не должно быть орфографических и пунктуационных ошибок;
  • информация должна быть изложена кратко, но четко и однозначно — с указанием на конкретные обстоятельства, документы, события, договоренности;
  • должна быть полностью раскрыта суть гарантийного обязательства (за что, кому, когда, в каком объеме и т.п.).
Читайте так же:  Что делать, если страховая компания занизила стоимость ремонта автомобиля?

Гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:

  1. От кого — информация о гаранте: наименование юридического лица или ФИО физического лица, паспортные данные физического лица, регистрационный код, юридический адрес компании или место регистрации физического лица.
  2. Кому — наименование бенефициара, т.е. лица, которому предоставляется гарантийное письмо. Письмо может быть адресовано как юридическому лицу, так и конкретному должностному лицу компании (как правило, директору).
  3. Дата составления гарантийного письма и его исходящий номер (если по правилам документооборота в компании ведется журнал исходящей корреспонденции).
  4. наименование документа — «Гарантийное письмо» (желательно указать, но не обязательно).
  5. Текст письма — раскрывается содержание гарантии: какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки сторона-гарант обязуется исполнить.
  6. подпись – должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма, оттиск печати (при наличии).

Гарантийное письмо, которое предоставляется юридическим лицом, желательно предоставить на фирменном бланке компании. Если письмо составляется на нескольких страницах, то все они должны быть прошиты и пронумерованы, или же на каждой странице необходимо поставить подпись. При необходимости, к гарантийному письму могут быть прикреплены соответствующие приложения (копия договора, акта выполненных работ, акт сверки задолженности, сертификат качества, гарантийный талон и т.п.).

При составлении гарантийного письма могут быть использованы следующие речевые обороты:

  • Гарантируем оплату счетов.
  • Мы гарантируем высокое качество (соответствие международным стандартам) товаров, подготовленных к отгрузке.
  • Мы можем предоставить Вам абсолютную гарантию качества.
  • Гарантируем тщательную проверку качества наших товаров перед их отгрузкой.
  • Пожалуйста, обратите внимание на качество наших изделий, свидетельством которого является приложенный к письму сертификат качества.
  • Наша гарантия распространяется на диапазон температуры от __ до __ градусов по Цельсию.
  • Гарантийные обязательства не действительны при условии использования оборудования ненадлежащим образом.
  • При условии соблюдения инструкции по эксплуатации, работоспособность функционирования оборудования составляет не менее __ лет.
  • Учитывая высокое качество нашей продукции, мы можем предоставить гарантию на срок __ лет.
  • Мы гарантируем неизменность лакокрасочного покрытия наших изделий под воздействием света и влаги.
  • Все наши изделия поставляются с письменной гарантией.
  • Гарантия распространяем на __________ .
  • Гарантируем техническое совершенство и чрезвычайное удобство нашего оборудования в работе (во время эксплуатации).
  • Гарантируем Вам скидку в размере __% при условии покупки ___ количества товаров.
  • Ваш представитель обязательно получит комиссионное вознаграждение __% от стоимости товаров, на поставку которых заключен договор, а также __% от заказов, полученных с его территории.
  • Комиссионное вознаграждение составит __% от общей суммы, полученной за реализованный товар.
  • Мы гарантируем Вам цену в размере _____ при условии оплаты счетов в течение __ дней после получения продукции.
  • Гарантируем соответствие качества товара образцам, которые Вы получили от нас на прошлой неделе.
Читайте так же:  Каков порядок ввоза оружия физическим лицом на территорию РФ?

Виды гарантийных писем

Каждое гарантийное письмо выполняет определенные функции, в связи с чем выделяют следующие виды гарантийных писем.

Гарантийное письмо об оплате

Гарантийное письмо об оплате является фактическим признанием финансовой задолженности по оплате за полученные товары, выполненные работы или оказанные услуги. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя осуществить в срок, предусмотренный договором, т.е. возникает необходимость в отсрочке платежа или уже по факту имеется просроченная задолженность. В таком случае, руководитель компании направляет кредитору гарантийное письмо, подтверждающее размер денежного долга и сроки его погашения.

Гарантийное письмо об оплате, как правило, подписывает не только директор, но и главный бухгалтер компании (или же финансовый директор).

Гарантийное письмо и его составление 21

Образец гарантийного письма об оплате

Иногда в тексте гарантийного письма об оплате указывается также размер штрафных санкций, которые плательщик обязуется уплатить в случае нарушения сроков оплаты.
[6]

Гарантийное письмо о поставке продукции, выполнении работ или оказании услуг

Гарантийное письмо о поставке продукции, выполнении работ или оказании услуг призвано заверить получателя, что указанные в нем обязательства действительно будут выполнены до указанного срока и в определенном объеме. Возможно указание нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапное выполнении работ. В таком документе также подтверждается необходимое качество в соответствии с теми или иными стандартами (ISO, ГОСТ и т.д.).

Подобное гарантийное письмо может быть составлено, если может возникнуть или уже возникло нарушение сроков или объемов по договору, спецификации или иным документам.

Гарантийное письмо и его составление 189

Образец гарантийного письма о выполнении работ

Гарантийное письмо о приеме на работу

Необходимость в составлении гарантийного письма о приеме на работу может появиться в случае приема на работу:

  • иностранного гражданина (для предоставления в миграционную службу);
  • студента (для предоставления в учебное заведение);
  • бывших заключенных после освобождения из мест лишения свободы (для предоставления в органы, осуществляющие административный надзор).

Гарантийное письмо и его составление 3

Образец гарантийного письма о приеме на работу

Гарантийное письмо о приеме на работу целесообразно также получить и соискателю на вакантную должность, прежде чем уволиться с текущего места работы. При этом желательно, чтобы в гарантийном письме был также указан размер должностного оклада, система премирования и социальный пакет (при его наличии).

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса – это деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение факта заключения договора аренды с существующим обществом либо намерения собственника нежилого помещения сдать его в аренду после проведения государственной регистрации нового юридического лица. Иными словами, оно гарантирует право на заключение в дальнейшем договора аренды. Данное письмо сдается в регистрирующий орган и составляется по запросу арендатора.

Гарантийное письмо и его составление 71

Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

В качестве приложения к гарантийному письму о предоставлении юридического адреса выступает копия документа, подтверждающего право владения арендодателем данным объектом недвижимого имущества (например, свидетельство о праве собственности) – заверенная нотариусом или уполномоченным должностным лицом организации. Если с новой организацией заключается договор субаренды, то предоставляется копия договора аренды на объект недвижимости, в котором должен содержаться пункт о праве арендатора на сдачу помещения (здания, иного объекта недвижимости) в субаренду.

Читайте так же:  Соглашение о заработной плате

Существует еще такой вид гарантийного письма как банковское гарантированное письмо, которое выдается банком на основании заключенного договора банковской гарантии. Банковская гарантия (гарантийное письмо банка) — это обязательство банка-гаранта выплатить по требованию бенефициара (лица, в пользу которого выдается гарантия) определенную сумму денежных средств на согласованных в гарантии условиях. Примером может служить тендерная гарантия. Помимо банковской может быть оформлена и страховая гарантия.

Способы отправки гарантийного письма

Существует два официальных способа передачи гарантийного письма:

  1. Направить документ почтой заказным письмом с описью вложения и бланком-уведомлением о вручении.
  2. Передать документ контрагенту через канцелярию или секретаря. В этом случае следует подготовить два экземпляра гарантийного письма, на одном из которых уполномоченным лицом контрагента ставится штамп о принятии документа.
На практике используется еще один способ – отправка сканкопии (фотокопии) гарантийного письма по электронной почте с последующей передачей оригинала вышеуказанными способами.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Шевцова, С.В. The Intermediate Modern English Course. Second year. Учебник английского языка для II курса институтов и факультетов иностранных языков / С.В. Шевцова, М.А. Брандукова, И.С. Кузьмина, и др.. — М.: Высшая школа, 2015. — 296 c.
  2. Сергей Лукьяненко Кредо / Сергей Лукьяненко , Андрей Марьянов , Святослав Логинов. — М.: Лениздат, Ленинград, 2007. — 496 c.
  3. Бабич, А. М. Финансы. Денежное обращение. Кредит / А.М. Бабич, Л.Н. Павлова. — М.: Юнити-Дана, 2016. — 688 c.
  4. Боннер, Е. А. Банковское кредитование / Е.А. Боннер. — М.: Городец, 2017. — 160 c.
  5. Романовский, М. В. Финансы и кредит. Учебник. В 2 томах. Том 1 / М.В. Романовский. — М.: Юрайт, 2015. — 628 c.
  6. Ендовицкий, Д. А. Экономический анализ задолженности по векселям / Д.А. Ендовицкий, Л.С. Коробейникова. — Москва: СИНТЕГ, 2017. — 272 c.
  7. Попов, В.М. Практика малого бизнеса: Практическое пособие / В.М. Попов, С.И. Ляпунов. — Москва: Огни, 2016. — 424 c.
Гарантийное письмо и его составление
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here